Comment réaliser un audit de la communication interne ? 

La démarche pour la mise en place d’une stratégie de communication interne est la même pratiquée pour la communication externe, c’est à dire que les étapes qu’on va suivre pour mettre en place une stratégie de communication interne est proche de celle de la communication externe sauf que la seule différence réside dans la cible visée : les acteurs de l’entreprise.

La démarche de la mise en place d’une stratégie de communication interne se compose de deux étapes.  La première étape consiste à réaliser le diagnostic ou l’audit de la communication interne. La seconde consiste à mettre en place la stratégie de communication interne.

Réaliser l’audit de la communication interne

La première étape, c’est de la réalisation d’un audit de la communication interne. La question qui se pose en quoi consiste de réaliser un audit ?

La réalisation d’un audit consiste à étudier l’état de la communication interne,

  • Analyser l’état actuel de la  communication interne de l’entreprise,
  • Évaluer l’image interne  , autrement dit de définir la perception  du personnel par rapport à l’image  interne de l’entreprise
  • Définir les  attentes du personnel c’est-à-dire de déterminer le besoin du personnel par  rapport à la communication interne.

Deux paramètres sont à considérer :

En tant que manager ou responsable de la communication interne, il faut accepter de remettre en cause les politiques menées dans le passé, les habitudes prises, le mode de fonctionnement actuel et le mode d’organisation de l’entreprise, d’accepter d’être critiqué et d’accepter les critiques positives.

Deuxième paramètre à considérer, la démarche d’audit suppose une continuité et donc le recours à des outils d’écoute permanent comme le baromètre du climat interne, l’entretien formel, l’entretien informel.

Quand faut-il réaliser l’audit de la communication interne ?

On réalise l’audit de la communication :

  • Lorsque le climat interne se dégrade avec les conflits, le cloisonnement du personnel, les problèmes sans fin, alors là il y a nécessité de réaliser le diagnostic de la communication interne pour définir notamment l’état actuel du climat interne de l’entreprise.
  • Lorsqu’on a un fort taux d’absentéisme ou un turn-over élevé.  Pour les deux cas soit qu’on a un taux élevé d’absentéisme soit un taux élevé de démission, on doit réaliser le diagnostic de la communication interne pour savoir pourquoi ce taux est élevé.
  • Lorsqu’on a une baisse de la productivité du travail, donc le personnel devient moins productif c’est le rôle de la communication interne de définir mais de trouver et de détecter pourquoi cette baisse de productivité.

Exemple pour comprendre le concept de la productivité ou bien le concept de la baisse là Productivité :  avant un employé fabrique en une heure dix unités d’un produit, après le même employé, il fabrique en une heure six unités du même produit donc il y’a une baisse de la productivité.

  • Lorsqu’il y a une nouvelle organisation de l’entreprise. Pour chaque nouvelle organisation de l’entreprise, il faut réaliser un diagnostic pour assurer de bonnes bases à cette nouvelle organisation est pour lui et réunir toutes les conditions favorables à sa mise en place.
  • Lorsqu’il y a une nouvelle stratégie de communication, à chaque nouvelle stratégie de communication, il faut prévoir un diagnostic de la communication interne actuelle.
  • Enfin lorsqu’il y a modification de l’environnement externe, il est clair que chaque modification de l’environnement externe va avoir des conséquences directes sur environnement interne.

2 préoccupations sont à prendre pour réaliser l’audit de la Communication interne.

D’abord il faut informer au préalable de la réalisation de l’audit, ensuite il faut diffuser les résultats de l’audit après sa réalisation

Pourquoi informer au préalable de la réalisation de l’audit ? et bien si le personnel n’adhère

Pas à l’audit, il va mettre en cause sa crédibilité.  De plus, il est essentiel d’informer le personnel sur l’éventuelle réalisation de l’audit interne, notamment sur le respect de l’anonymat des réponses et de l’assurer qu’il va en courir aucun risque.

De plus, il est important de l’informer sur l’objectif du diagnostic et sur les retombées positives qui va y avoir sur l’amélioration des conditions de travail ou bien sur l’amélioration du climat interne, car à l’adhésion du personnel à l’audit est une condition sine qua none de sa réussite et une garantie de la crédibilité des réponses du personnel.

Ensuite pourquoi il est important de diffuser les résultats de l’audit après sa réalisation notamment aux personnes concernées ?  Eh bien cette pratique va permettre d’une part de valoriser les participants à l’audit, comme quoi leur participation et leur implication a donné un résultat. Ce feedback post diagnostic est très important aux yeux des employés, car cela va les motiver à participer à d’autres enquêtes et à s’impliquer toujours plus dans la vie de l’entreprise.

Par qui doit être mené l’audit ? est-ce par un membre de l’entreprise ou bien par un consultant externe ?

 Il existe 3 possibilités :

  • Faire appel à un membre de l’entreprise s’il bénéficie d’une connaissance approfondie de l’entreprise. Cette option, c’est la moins coûteuse, mais apporte risques de conflits d’intérêts. Il est possible que le résultat de l’audit ne reflète pas vraiment la réalité, par peur de remettre en cause une organisation des pratiques, des décisions prises par le passé.
  • Faire appel à un consultant externe, il a assez de recul pour porter un regard neutre contrairement à la possibilité précédente. Sauf que cette option, c’est la plus coûteuse.
  • Si l’entreprise possède les moyens matériels et humains, il vaut mieux mener l’audit conjointement en faisant appel à un consultant externe et interne.

Les étapes de l’audit de la communication interne

Pour réaliser l’audit de la communication interne, il faut passer par 3 étapes :

  • Faire une étude préliminaire
  • Faire l’audit de l’existant
  • Terminer avec une enquête interne

Quelle que soit l’option choisie pour réaliser l’audit, soit de faire appel à  un consultant externe ou interne voire  les deux en même temps, ils devront passer  par ces mêmes étapes.

  1. La première étape de l’audit de la communication interne

La première étape consiste à réaliser une étude préliminaire pour l’audit de  la communication interne :

  • cette étude a pour  principal objet de faire connaître  l’entreprise notamment pour un  consultant externe à l’entreprise qui ne  connaît pas l’entreprise , ni les acteurs ,ni sa structure, ni même son fonctionnement.
  • Cette étude doit porter sur un nombre restreint de personnes c’est à dire elle doit cibler les dirigeants et ceux censés détenir l’information parce que s’appuie sur une étude documentaire afin de définir le cadre de l’étude de manière générale.
  • La seconde étape de l’audit de la communication interne

Après avoir réalisé la pré-étude de l’entreprise, on doit passer à la seconde étape du diagnostic de la communication interne qui consiste à faire l’audit de l’existant : en quoi consiste-t-il ?

  • D’abord à travers cette étude, on doit faire l’inventaire et l’évaluation des outils de communication existants, c’est à dire qu’on doit évaluer toutes les techniques de communication utilisée actuellement par l’entreprise.
  • Ensuite, d‘évaluer chaque dispositif de communication à part. un dispositif de communication, c’est l’ensemble des techniques de communication utilisés par l’entreprise pour un type de communication donnée :  par exemple pour la réunion, on aura un dispositif de communication propre à elle, pour les formations, elle aura son propre dispositif de communication, pour les entretiens d’embauche également…

Cette étude de voir cet audit de l’existant va nous permettre d’apprécier l’efficacité et la pertinence de chaque dispositif de communication par rapport aux cibles visées.

Chaque cible aura son propre dispositif de communication et donc on pourra mesurer le degré de réceptivité des différents publics à la forme : certains individus sont plus réceptifs à la forme orale qu’écrite d’autres sont plus réceptifs à la forme écrite que la forme orale d’autres même   on doit prévoir la forme écrit et la renforcer avec la forme orale.

Cet audit de l’existant va nous permettre de vérifier la culture interne d’entreprise, et de détecter ou bien de définir son secteur d’activité, son niveau de formation, le niveau de technologie adoptée d’entreprise soit pour le système d’information bien pour le système de communication.

Enfin l’étude et de l’existant permet de mesurer la capacité du dispositif de communication à transmettre les différents messages.

  1. la troisième étape de l’audit de la communication interne

Après avoir fait un état des lieux, on passe à la troisième étape qui consiste à mener une enquête interne.

Une enquête interne est un sondage d’opinion avec lequel on va cibler les employés de l’entreprise, l’objectif étant de connaître leurs attentes et la réalité du degré d’adhésion des employés aux valeurs de l’entreprise et à la culture organisationnelle de l’entreprise de manière générale.

l’intérêt de cette enquête interne, c’est qu’elle va nous permettre d’une part de mieux appréhender le climat interne en cherchant à répondre par exemple aux questions suivantes quels sont les points de convergence et de  divergence des employés, comment s’expriment-ils, quel est leur avis concernant l’hygiène ? quel est leur avis concernant la sécurité ? ou bien le système de sécurité adoptée par  l’entreprise ? quel est leur point de vue concernant le système des formations ?ou bien l’organisation de l’entreprise ?

D’autre part, l’enquête interne nous permettra de mieux appréhender l’image interne, ceci en cherchant à répondre à comment les employés perçoivent-ils leur entreprise ou bien se sentent-ils valorisés ?

Les modalités de la communication interne seront déterminées en fonction des objectifs de l’étude, du type d’entreprise, des contraintes de temps et du coup.

Pour mener l’enquête interne, on doit prendre en compte plusieurs paramètres :

D’abord enquête interne doit avoir un objectif, c’est à dire pourquoi veut-on réaliser l’enquête ? ceci nous permettra notamment d’organiser le questionnaire, de rédiger les différentes questions auxquelles on cherche des réponses, de cibler les personnes concernées par cette étude et de bien choisir le contenu et la forme des questions.

Ensuite enquête interne se définir par rapport au type d’entreprise est-ce une entreprise locale, internationale, nationale etc :

Réaliser une enquête interne à l’échelle nationale diffère de celle d’une étude à l’échelle internationale.

L’enquête interne se définira aussi par rapport au temps, il est clair que la réalisation d’une enquête interne va demander du temps et ce temps sera proportionnel à l’objectif de l’enquête

Exemple si on veut mener une enquête interne avec objectif de définir le climat interne de l’entreprise, ceci demandera énormément de temps et de mobilisation du personnel ; par contre mener une enquête interne avec objectif de déterminer la perception du personnel par rapport aux formations reçues, celui-ci demandera moins de temps que la précédente enquête.

Enfin l’enquête se définira par rapport à ses coûts. Déjà le cout d’une enquête interne dépendra de son objectif, le cout d’une enquête interne d’une multinationale coûtera forcément plus cher qu’enquête interne de l’entreprise locale.

le fait de réaliser l’enquête interne quel que soit son objectif ça va avoir bien ça va absorber beaucoup de temps notamment pour les participants ou les personnes interrogées qui vont prendre de leur temps de travail ou bien de leur temps de repos pour répondre aux

Questions lors de l’enquête

Ce qui représente un manque à gagner énorme pour l’entreprise d’où la nécessité de bien choisir la forme bien le type de l’étude à mener est une étude qualitative ou une étude quantitative, d’où la nécessité de bien organiser le questionnaire, de bien rédiger les différentes questions, de bien choisir la forme des questions, allons-nous opter pour des questions ouvertes, questions fermées ou bien faire un mélange et enfin et surtout de bien choisir la période pour lancer l’enquête interne. est un terrain normalement à

présent vous êtes en mesure et vous êtes capable de réaliser le diagnostic de la communication interne suivant ces trois étapes voilà nous avons terminé avec la première étape de la démarche de la mise en place d’une stratégie de communication interne ainsi une fois le diagnostic de la communication interne réalisée nous pensons à la deuxième étape qui essaient de la mise en place de la stratégie de communication interne.

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