Comment réaliser un audit de la communication interne ? 

les étapes pour Réaliser un audit de la communication interne

La démarche de la mise en place d’une stratégie de communication interne se compose de deux étapes.  La première étape consiste à réaliser l’audit de la communication interne. La seconde consiste à mettre en place la stratégie de communication interne.

La première étape consiste à étudier l’état de la communication interne.

  1. Analyser l’état actuel de la  communication interne de l’entreprise,
  2. Évaluer l’image interne  , autrement dit de définir la perception  du personnel par rapport à l’image interne de l’entreprise
  3. Définir les  attentes du personnel c’est-à-dire de déterminer le besoin du personnel par  rapport à la communication interne.

Deux paramètres sont à considérer :

En tant que manager ou responsable de la communication interne, il faut accepter de remettre en cause les politiques menées dans le passé, les habitudes prises, le mode de fonctionnement actuel et le mode d’organisation de l’entreprise, d’accepter d’être critiqué et d’accepter les critiques positives.

Deuxième paramètre à considérer, la démarche d’audit suppose une continuité et donc le recours à des outils d’écoute permanent comme le baromètre du climat interne, l’entretien formel, l’entretien informel.

Quand faut-il réaliser un audit de la communication interne ?

On réalise l’audit de la communication :

  • Lorsque le climat interne se dégrade avec les conflits, le cloisonnement du personnel, les problèmes sans fin, alors là il y a nécessité de réaliser le diagnostic de la communication interne pour définir notamment l’état actuel du climat interne de l’entreprise.
  • Lorsqu’on a un fort taux d’absentéisme ou un turn-over élevé.  Pour les deux cas soit qu’on a un taux élevé d’absentéisme soit un taux élevé de démission, on doit réaliser le diagnostic de la communication interne pour savoir pourquoi ce taux est élevé.
  • Lorsqu’on a une baisse de la productivité du travail, donc le personnel devient moins productif c’est le rôle de la communication interne de définir mais de trouver et de détecter pourquoi cette baisse de productivité.
  • Lorsqu’il y a une nouvelle organisation de l’entreprise. Pour chaque nouvelle organisation de l’entreprise, il faut réaliser un diagnostic pour assurer de bonnes bases à cette nouvelle organisation est pour lui et réunir toutes les conditions favorables à sa mise en place.
  • Lorsqu’il y a une nouvelle stratégie de communication, à chaque nouvelle stratégie de communication, il faut prévoir un diagnostic de la communication interne actuelle.
  • lorsqu’il y a modification de l’environnement externe, il est clair que chaque modification de l’environnement externe va avoir des conséquences directes sur environnement interne.

2 préoccupations sont à prendre en compte pour réaliser l’audit de la Communication interne.

D’abord il faut informer au préalable de la réalisation de l’audit, ensuite il faut diffuser les résultats de l’audit après sa réalisation

Pourquoi informer au préalable de la réalisation de l’audit ?

si le personnel n’adhère pas à l’audit, il va mettre en cause sa crédibilité.  De plus, il est essentiel d’informer le personnel sur l’éventuelle réalisation de l’audit interne, notamment sur le respect de l’anonymat des réponses et de l’assurer qu’il va en courir aucun risque.

De plus, il est important de l’informer sur l’objectif du diagnostic et sur les retombées positives qui va y avoir sur l’amélioration des conditions de travail ou bien sur l’amélioration du climat interne, car à l’adhésion du personnel à l’audit est une condition sine qua none de sa réussite et une garantie de la crédibilité des réponses du personnel.

pourquoi il est important de diffuser les résultats de l’audit après sa réalisation notamment aux personnes concernées ?  

cette pratique va permettre d’une part de valoriser les participants à l’audit, comme quoi leur participation et leur implication a donné un résultat. Ce feedback post diagnostic est très important aux yeux des employés, car cela va les motiver à participer à d’autres enquêtes et à s’impliquer toujours plus dans la vie de l’entreprise.

Par qui doit être mené l’audit ? est-ce par un membre de l’entreprise ou bien par un consultant externe ?

 Il existe 3 possibilités :

  • Faire appel à un membre de l’entreprise s’il bénéficie d’une connaissance approfondie de l’entreprise. Cette option, c’est la moins coûteuse, mais apporte risques de conflits d’intérêts. Il est possible que le résultat de l’audit ne reflète pas vraiment la réalité, par peur de remettre en cause une organisation des pratiques, des décisions prises par le passé.
  • Faire appel à un consultant externe, il a assez de recul pour porter un regard neutre contrairement à la possibilité précédente. Sauf que cette option, c’est la plus coûteuse.
  • Si l’entreprise possède les moyens matériels et humains, il vaut mieux mener l’audit conjointement en faisant appel à un consultant externe et interne.

Découvrez encore comment mettre en place une stratégie de communication interne

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